Переплатили зарплату сотруднику – что делать
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Переплатили зарплату сотруднику – что делать». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При обнаружении излишне начисленной и выплаченной суммы следует помнить, что часть этой суммы составляет налог на доходы. Таким образом, излишняя выплата «разбивается» на две самостоятельные суммы и отражается разными проводками.
Отказ от добровольного возврата
Если сотрудник отказывается вернуть задолженность, то в этом случае фирма несет реальные убытки. Если переплата была совершена в результате счетной ошибки или неправомерных действий работника, которые привели к переплате, тогда можно обратиться в суд и возместить ущерб в судебном порядке.
Если перечисленные выше действия так и не привели к возврату денежных средств, встает вопрос о том, с кого брать спрос и кто должен возместить данные расходы? Необходимо понимать, что переплата могла произойти по вине бухгалтера, который мог неверно ввести данные для расчета заработной платы, или по вине расчетчика, который передал в бухгалтерию недостоверные данные. Поэтому излишне выплаченная заработная плата может быть удержана с сотрудника, совершившего ошибку, вина которого будет доказана при административном расследовании данного факта.
Причиненный данный работником ущерб должен быть возмещен в порядке, описанном в ст. 248 ТК РФ. Из статьи следует следующее: если размер причиненного ущерба не превышает среднемесячного заработка работника, тогда взыскание денежных средств осуществляется на основании письменного распоряжения руководителя. Документ должен быть создан не позднее месячного срока со дня окончательного установления размера причиненного работником ущерба. Если установленный срок для издания распоряжения истек или размер ущерба превышает среднемесячный заработок, тогда взыскание ущерба может проведено только с согласия виновного работника или посредством обращения в суд.
Как созданный отчет отображает движения НДФЛ
Теперь мы получили отчет, который достаточно подробно выводит информацию как по сотрудникам, так и по конкретным документам, делающим те или иные движения по НДФЛ.
Он отразит вам по какой ИФНС, в каком месяце, какими документами и по какому коду доходу у того или иного сотрудника прошли движения.
Детализацию отчета можно сворачивать или разворачивать пользуясь иконками в шапке (1) либо соответствующими сокращениями Ctrl+Shift+«+» и Ctrl+Shift+«—». Мы сможем в шапке отчета отобрать нужного сотрудника (2) и проанализировать движения документов только по нему. В примере ниже мы сразу видим, что у сотрудницы Лукиной в январе месяце была премия и оплата по окладу с соответствующими кодами дохода 2002 и 2000 (3). Выплачены обе эти суммы были списанием с расчетного счета №13 10 февраля. Причем тут же видно, что по коду дохода 2000 (оклад) удержание налога 3900 р зарегистрировано сразу в январе, когда и исчислено (4, 5), как и положено для этого вида дохода (удержание налога регистрируется всегда концом месяца начисления независимо от даты выплаты), а в случае с премией с кодом 2002, 910 р. удержание налога зарегистрировано в месяце выплаты февраль по дате выплаты (6).
Можно ли вернуть налог с зарплаты на работе и как это сделать
Перечень всех ситуаций, когда допустимо возмещение НДФЛ, указан в Налоговом кодексе РФ. Ежемесячно работодатель удерживает с дохода сотрудников 13% и перечисляет в виде налогов. В каких ситуациях физлицу полагается вычет?
- Работодатель удерживает налогов больше, нежели необходимо. Такое зачастую происходит по ошибке бухгалтера при начислении зарплаты.
- Сотрудник понес расходы, на которые полагаются налоговые вычеты (покупка недвижимости, оплата лечения и т.д.).
- Работник направил часть средств в пенсионный либо благотворительный фонды.
Кто возвращает НДФЛ, уплаченный в чрезмерном объеме? Здесь все зависит от обстоятельств. Удержанные средства может возместить как работодатель, так и налоговая инспекция.
Сумма, подлежащая возмещению, определяется категорией отчислений. К примеру, социальные льготы на несовершеннолетних детей составляют 1,4 тыс. рублей за одного, 3 тыс. рублей – за двух.
Для получения возврата требуется:
- доказать облагаемый доход;
- уплатить все налоги;
- удостовериться в праве претендовать на вычет;
- обратиться в инспекцию с пакетом документации.
Сроки возврата подоходного налога: как вернуть и получить налоговый вычет 13 процентов с зарплаты
Порядок начисления НДФЛ регламентирован законодательством Российской Федерации. В соответствии с ним налоговик должен провести процедуру камеральной проверки, цель которой – установить факт излишних уплат. По окончании проверки инспектор уведомляет налогоплательщика о принятом решении. В случае положительного исхода физическому лицу обязуются выплатить денежные средства.
Срок возврата прописан в статье 78 Налогового кодекса РФ. Деньги зачисляются на счет, указанный в заявлении, в течение 30 дней с момента подачи. Таким образом, общий срок (с учетом проведения проверки) составляет четыре месяца. Даже если самостоятельно передать заявку в ИФНС, прикрепив к ней декларацию, время рассмотрения не будет уменьшено: все равно придется ждать четыре месяца.
Рассмотрим какие ошибки могут считаться счетными, а какие нет:
| Счетные ошибки | Несчетные ошибки |
| В бухгалтерскую программу были введены неверные исходные данные, например, оклад, дату трудоустройства, дату увольнения, процент для начисления премии и др.;
Сбой бухгалтерской программы, в результате чего заработная плата была рассчитана неверно; При расчете зарплаты к учету были принятые большие показатели по объему выполненной работы |
За один расчетный период зарплата была перечислена дважды;
Работнику перечислили зарплату на карту, а он ее получил в кассе; Работнику предоставили вычет по НДФЛ необоснованно; При расчете средней зарплаты были учтены исключаемые выплаты; Для расчета пособий или больничных в программу был введен неверный алгоритм; При расчете пособия был неверно рассчитан страховой стаж работника; Зарплату перечислили работнику, который в прошлом месяце уволился; По указанию трудинспекции работнику доначислили зарплату, а после суд признал указание незаконным |
Вам переплатили зарплату – чем это грозит?
Итак, с вами случилась приятная неожиданность: на вашей банковской карте вдруг оказалась сумма, превышающая ожидаемую. Иными словами, вы обоснованно подозреваете, что самое маловероятное событие во Вселенной все-таки случилось – бухгалтерия ошиблась в вашу пользу.
С одной стороны, хочется немедленно порадовать себя маленькими приятностями (бухгалтер, может, и ошибается, но Вселенная-то в курсе, как вам нужны эти деньги!). С другой стороны, мысль, что все придется вернуть, отравляет всю радость. А, может, не придется? Разбираемся!
Излишне выплаченная зарплата может быть взыскана с вас только в случаях, описанных статье 137 ТК РФ. К таким случаям относятся:
-
счетная ошибка бухгалтера;
-
доказанная вина работника в невыполнении норм труда или простое;
-
неправомерные действия работника, направленные на получение «лишних» денег, что должно быть установлено судом.
Что упало, то пропало…
Даже если деньги по закону вы должны вернуть, работодатель тоже должен подсуетиться: приказ об удержании неправомерно выплаченной суммы должен быть издан в течение месяца!
Да, да, именно таков срок давности согласно все той же статье 137 ТК РФ:
«работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока принятия решения об удержании излишне выплаченной зарплаты».
Не успели издать приказ – можете спокойно оставить все деньги себе.
Что такое счетная ошибка?
В настоящее время законодательство не содержит определения понятия «счетная ошибка». Согласно разъяснениям сотрудников Роструда счетной считается арифметическая ошибка, то есть ошибка, допущенная при проведении арифметических подсчетов (Письмо от 01.10.2012 № 1286-6-1). Для более наглядного понимания того, что признается счетной ошибкой, а что нет, приведем таблицу (перечень ошибок, представленных в ней, не является исчерпывающим).
Не счетные ошибки
Арифметическая ошибка, например, при сложении составных частей заработной платы.
Примечание: счетной следует считать ошибку, допущенную в арифметических действиях (действиях, связанных с подсчетом) (Определение ВС РФ от 20.01.2012 № 59-В11-17)
Неправильное применение норм законодательства, например:
– оплата отпуска большей продолжительности;
– оплата всех часов сверхурочной работы в двойном размере.
Неправильное применение нормативно-правовых актов организации, в том числе:
– выплата премии в большем размере;
– начисление дополнительных выплат, которые не установлены данному работнику
Ошибка в результате сбоя бухгалтерской программы.
Примечание: в настоящее время сложилась противоречивая судебная практика:
– сбой компьютерной программы – это частный случай счетной ошибки (Определение Самарского областного суда от 18.01.2012 № 33-302/2012);
– сбой программы – не счетная, а техническая ошибка (Апелляционное определение Верховного суда Республики Саха (Якутия) от 27.03.2013 № 33-709/2013)
Получение работником заработной платы:
– в большем размере из-за технической ошибки при вводе данных.
Можно ли взыскать сумму ущерба с бухгалтера, который совершил ошибку при расчете?
Чтобы ответить на этот вопрос, необходимо рассмотреть две ситуации: когда с работником заключен договор о материальной ответственности и когда такой договор не заключен. Согласно ст. 244 ТК РФ письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности могут заключаться с работниками, достигшими возраста 18 лет и непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности или иное имущество. При этом перечни работ и категорий работников, с которыми могут заключаться указанные договоры, а также типовые формы данных договоров утверждаются Правительством РФ.
В настоящее время перечни должностей и работ, замещаемых и выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовые формы договоров о полной материальной ответственности утверждены Постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 № 85.
Кроме того, материальная ответственность в полном размере причиненного работодателю ущерба может быть установлена трудовыми договорами, заключаемыми с заместителями руководителя организации, главным бухгалтером (ст. 243 ТК РФ).
Если за конкретный месяц работнику начислена заработная плата меньше, чем положенная ему в этом месяце сумма вычетов, то следует провести расчет налога по установленному в п.3 ст.226 НК РФ порядке – нарастающим итогом с начала текущего года.
Сравнение начислений и льгот нужно проводить не для конкретного месяца, а для временного промежутка с января по расчетный месяц. Вполне возможно, что в этом случае превышения не будет.
Если же все равно вычеты окажутся больше, то возможен перенос излишка на следующий месяц, но только в пределах текущего года. На следующий год стандартные льготы не переносятся.
Имущественные могут быть перенесены. Для получения остатка в следующем году нужно будет обратиться в ФНС за получением нового уведомления о праве на налоговую льготу.
Особенности налогообложения материальной помощи.
Пунктом 8.3 ст. 217 НК РФ предусмотрено освобождение от обложения НДФЛ сумм выплат (в том числе в виде материальной помощи), осуществляемых налогоплательщикам в связи со стихийным бедствием или другим чрезвычайным обстоятельством, а также налогоплательщикам, которые являются членами семей лиц, погибших в результате стихийных бедствий или других чрезвычайных обстоятельств, независимо от источника выплаты.
В Письме от 04.08.2015 № 03‑04‑06/44861 Минфин рассмотрел вопрос о налогообложении материальной помощи, выданной организацией сотруднику в связи с утратой имущества при пожаре.
По мнению чиновников, для целей применения п. 8.3 ст. 217 НК РФ пожар может быть отнесен к стихийному бедствию или чрезвычайному обстоятельству, если его возникновение не было преднамеренным и не было связано с умышленными действиями или бездействием пострадавших от пожара физических лиц, претендующих на освобождение от уплаты НДФЛ с суммы единовременной выплаты.
Для подтверждения факта пожара, возникшего в связи со стихийным бедствием или чрезвычайным обстоятельством, следует обращаться в соответствующие органы для получения справки (в частности, в Государственную противопожарную службу МЧС). При этом освобождение от налогообложения сумм единовременной выплаты, полученной в связи с утратой при пожаре имущества налогоплательщика, требует подтверждения соответствующего факта.
Скажите пожалуйста, может ли быть НДФЛ в минусе.
У сотра зарплата 2 250 (неполный раб. день) Имеет право на свой вычет 400 руб. и двоих детей 2000 руб. (Это 2011 год). Т.е получается, что вычет 2 400 руб. 1С: ставит ей -19 руб. Что это значит и как быть?
Это понятно, что по закону. а платить то как? Это, получается налоговая сотру должна?
За месяц — может.
С начала года — нет.
Иришулька, Если по итогам года получилась отрицательная сумма, она превращается в 0.
То есть, если у сотра вначале года была зарплата побольше и с него НДФЛ удерживали и соответственно перечисляли (считала все вручную), а потом стала меньше и НДФЛ стал минусом. По окончании года ему надо все пересчитать, и возможно вернуть?
Иришулька, даже, если НДФЛ считается вручную, он должен считаться нарастающим итогом, если нарастающим итогом в каком то месяце начисленная зарплата минус вычет нарастающим итогом меньше или равно 0, НДФЛ удерживать не надо. А теперь по итогам года, если сотрудник считает, что у него удержали лишний НДФЛ, идёт в налоговую, сдаёт 3 ндфл и возвращает его сам.
Не так. Теперь, если налоговый агент по итогам года или при увольнении обнаруживает излишне удержанный НДФЛ, он обязан в течение 10 дней известить об этом работника и по заявлению работника о возврате в течение 3-х месяцев вернуть ему эту сумму. За счет удержанного НДФЛ с других работников.
прошу прощения. не поняла.
если НДФЛ в минусе, то он приравнивается просто к нулю?
Вы про какой НДФЛ? Исчисленный за год или по результатам месяца? Если НДФЛ с годового дохода отрицательный, то он приравнивается к нулю. Излишне удержанный ранее должен быть возвращён.
я правильно поняла вашу беседу, если годовой НДФЛ -1000(например) то сотрудник его сам возвращает а я на начало следующего года ставлю 0. И заново удерживаю налог!
не совсем так.
В исходнике был частный случай? по результатам «детской неожиданности» в 2011-м году у работника пересчитан НДФЛ и он ушел в минус. В связи с этим, как информирует GSokolov работодатель обязан в 10-ти дневный срок после обнаружения, поставить работника в известность о том, что с него был излишне удержан НДФЛ. ( Т.е. на момент удержания все было верно, а в связи с изменением в Законодательстве. ). Далее, начинаются варианты: или сам работник пойдет в налоговую ( в этот бред поверить трудно), или напишет заявление на возврат работодателем.
В Вашем варианте, не ясно какова позиция работника.
Последний раз редактировалось YUM; 19.03.2012 в 11:15 .
Базовые правила зачета / возврата переплаты
В 2021 году действуют следующие правила зачета / возврата излишне уплаченных сумм в бюджет:
1. Переплату нельзя вернуть, если есть задолженность перед бюджетом.
Получив заявление от налогоплательщика контролеры сначала проверят состояние расчетов с бюджетом. Если у налогоплательщика есть недоимки, набежали пени, висят неоплаченные штрафы, то эти долги погасят за счет переплаты. Если после погашения всех обязательств деньги еще остались — их вернут на расчетный счет заявителя.
2. Зачет нельзя провести при наличии долгов перед казной.
Работает та же схема. Нельзя зачесть излишек в счет будущих платежей, если есть долги перед бюджетом Сначала налоговики погасят все недоимки, а уже потом зачтут остаток средств (при его наличии) в счет будущих платежей.
3. Переплату можно зачесть в счет налога любого уровня.
Например: направить переплату по федеральному налогу в счет будущих платежей по региональному налогу.
Важно: это правило заработало с 01.10.2020, но его можно применить к переплатам, которые образовались до этой даты.
4. Зачет переплаты не работает между разными видами страховых взносов.
Например: нельзя излишек по взносам на медстрахование направить в счет будущих платежей по пенсионному страхованию.
5. Можно вернуть переплату по взносам на пенсионное страхование, даже если ПФР уже разнес суммы по лицевым счетам физлиц.
Возврат не проведут только в том случае, если физлицу, на лицевой счет которого была распределена переплата, уже назначена пенсия.
6. Для возврата или зачета переплаты по НДФЛ действует особый порядок.
Свободно распоряжаться переплатой по НДФЛ работодатель не вправе. Ведь это не его деньги, а деньги физлиц, с которых ошибочно был удержан налог в большей сумме. Поэтому при излишнем удержании налога корректировать ошибки нужно внутри предприятия. То есть в следующем месяце перечислить в бюджет меньше налога, а физлицам вернуть на личные счета излишне удержанные суммы.
Если же организация (ИП) по ошибке перечислила в бюджет собственные средства (то есть перевела деньги до того, как удержала их с дохода работников), то эту сумму можно вернуть или зачесть в счет будущих платежей. Но только не в счет НДФЛ. Так как денежный излишек не удержан с дохода физлиц, а принадлежит налоговому агенту.
7. Нельзя произвести зачет или возврат переплаты, если истек срок исковой давности.
Срок для зачета или возврата переплаты — три года со дня уплаты налога. Если этот срок истек, то в ответ на обращение налогоплательщика инспекторы вынесут решение об отказе.
Однако можно попытаться оспорить это решение в суде. Дело в том, что по ГК РФ срок исковой давности начинает течь с даты, когда налогоплательщик узнал о переплате.
Например: сумму налога по УСН можно признать излишне уплаченной только с даты подачи декларации за год. А дата внесения авансовых платежей не является датой возникновения переплаты по упрощенному налогу. Поэтому, если с даты подачи декларации три года еще не прошли, есть шанс отстоять свои интересы в суде.
НДФЛ с аванса по заработной плате
Датой получения дохода в виде заработной платы признается последний день месяца, за который она начислена (п. 2 ст. 223 НК РФ).
Следовательно, датой получения заработной платы за первую половину месяца в целях исчисления НДФЛ будет признаваться последний день этого месяца.
При этом организация как налоговый агент должна перечислить НДФЛ с заработной платы не позднее не позднее дня, следующего за днем выплаты налогоплательщику дохода (п. 4, 6 ст. 226 НК РФ).
Таким образом, налоговый агент производит исчисление, удержание и перечисление в бюджет налога на доходы физических лиц с заработной платы (в том числе за первую половину месяца) один раз в месяц при окончательном расчете дохода сотрудника по итогам каждого месяца, за который ему был начислен доход, в сроки, установленные пунктом 6 статьи 226 Кодекса (см. Письмо Минфина России от 11.06.2019 N 21-08-11/42596).
Аналогичная точка зрения изложена в Письмах Минфина России 28.10.2016 N 03-04-06/63250, от 27.10.2015 N 03-04-07/61550:
До истечения месяца доход в виде оплаты труда не может считаться полученным налогоплательщиком. Соответственно, до окончания месяца налог не может быть исчислен и удержан.
На основании пункта 4 статьи 226 Кодекса налоговые агенты обязаны удержать исчисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате.
С учетом вышеизложенного, в описанной ситуации организация правомерно не удержала НДФЛ с аванса по заработной плате.
1. Выплаченный аванс следует зачесть в счет заработной платы в конце месяца.
2. С суммы аванса должен быть начислен НДФЛ в последний день месяца.
3. При последующих расчетах с работником из его заработка удерживаются исчисленная сумма НДФЛ и величина неотработанного аванса, выданного в счет заработной платы.
4. НДФЛ должен быть перечислен в бюджет не позднее даты, следующей за днем выплаты дохода. В нашем случае этим днем является последний день месяца, когда аванс был засчитан в счет заработной платы.
5. За неправомерное неудержание и (или) неперечисление сумм налога в установленный срок установлены штрафные санкции.
6. Так как в следующем месяце при правильном вводе данных для расчета заработной платы программа учтет нюансы расчета прошлого периода, то используемом программном обеспечении по расчету заработной платы не следует закладывать уменьшение суммы к выплате за минусом НДФЛ по ставке 13%.
Зарплата за первую половину месяца и НДФЛ
Напомним, что в силу п. 3 ст. 226 НК РФ суммы налога исчисляются налоговыми агентами на дату фактического получения дохода, определяемую в соответствии со ст. 223 НК РФ, нарастающим итогом с начала налогового периода применительно ко всем доходам (за исключением доходов от долевого участия в деятельности организации), в отношении которых применяется налоговая ставка, установленная п. 1 ст. 224 НК РФ, начисленным налогоплательщику за данный период, с зачетом удержанной в предыдущие месяцы текущего налогового периода суммы налога.
В Письме Минфина РФ от 01.02.2016 № 03‑04‑06/4321 отмечено, что до истечения месяца доход в виде оплаты труда не может считаться полученным налогоплательщиком. Соответственно, до окончания месяца налог не может быть исчислен. Следовательно, удержание у налогоплательщика исчисленной по окончании месяца суммы налога производится налоговым агентом из доходов только при их фактической выплате после окончания месяца, за который эта сумма налога была исчислена. Аналогичное мнение содержится в Определении ВС РФ от 11.05.2016 № 309-КГ16‑1804.
Вместе с тем нужно обратить внимание на ситуацию, когда аванс выплачивается в последний день месяца.
Минфин считает (см. Письмо от 23.11.2016 № 03‑04‑06/69181), что если налоговый агент успеет выплатить аванс до окончания месяца, то НДФЛ перечислять в бюджет не надо. Это обусловлено тем, что по общему правилу учреждение исчисляет НДФЛ в последний день месяца, а удержать налог надо один раз – при выплате дохода после окончания месяца.
Что касается арбитров, они также придерживаются мнения, что при выплате аванса в последний день месяца НДФЛ с его суммы перечислять в бюджет не нужно (Постановление АС УО от 24.02.2016 № Ф09-11987/15 по делу № А76-10562/2015).