Как написать досудебную претензию

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как написать досудебную претензию». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Претензия — это письмо вольного изложения. Нет шаблонов, которые бы были прописаны законодательно — составлять документ можно в свободной форме. И все же, нужно придерживаться некоторых правил при составлении подобных писем.

Письмо-претензия о возврате денежных средств

Когда составляется

Письменная просьба вернуть ранее уплаченные средства уместна тогда, когда эту проблему не удалось решить при непосредственном обращении. Такое может произойти, если одна из сторон не в полной мере или неправильно выполнила взятые на себя по договору обязательства. Чаще всего эта ситуация наблюдается при неудовлетворенности качеством приобретенного товара. Когда потребитель хочет его вернуть и получить обратно свои деньги.

Написание письма-претензии обязательно, если недовольный покупатель планирует обратиться за защитой своих прав в суд. Для этой инстанции обязательна фиксация того факта, что претензию сначала пытались разрешить в досудебном порядке, но порядок рассмотрения был нарушен либо просьба не удовлетворена.

Правила написания

Письмо-претензия составляется в произвольной форме, но с соблюдением основных правил делопроизводства. А поскольку этот документ может быть представлен в суд, нужно учитывать некоторые реквизиты, которые сделают его юридически актуальным, а при несоблюдении могут лишить такого статуса. К таковым относятся:

• данные адресата претензии – лица, в том числе, юридического, нарушившего права подателя;
• информация о заявителе, включая контактные данные;
• суть претензии;
• личная подпись подателя;
• дата составления бумаги.

Как сформулировать претензию

Описывая фактическую ситуацию, приведшую к требованию возврата денег, стоит придерживаться таких рекомендаций.

1. Дата заключения договора (приобретения товара).
2. Основные обязанности сторон по договору.
3. Какие из указанных обязанностей были нарушены.
4. Требование подателя о возврате средств.
5. Сроки исполнения требования.
6. Меры, которые намерен предпринять заявитель при неудовлетворении его просьбы.

ВАЖНО! Пишите письмо-претензию в двух экземплярах. Постарайтесь получить на втором отметку о вручении (при личной подаче).

Письмо-претензия о срывах сроков поставки

Особенности данного вида претензионного письма

По факту, претензия о нарушении сроков поставки относится к одной из разновидностей претензий о нарушении условий договора. Срок поставки является одним из существенных обязательств, прописанных в договоре. Поэтому его нарушение – повод к обращению в письменном виде, предшествующий заявлению в суд. Такое письмо может направляться как от физического лица, так и от организации.

Что обязательно должно содержаться в письме

Данный документ является образчиком деловой переписки, поэтому должен содержать обязательные реквизиты:

• данные получателя;
• информации об отправителе;
• название документа – претензия по договору поставки;
• суть претензии – нарушение сроков поставки – со ссылкой на положения договора;
• подпись гендиректора и/или начальника юридического отдела, печать организации;
• приложения – обязательный компонент такого письма, в них содержатся копии всех официальных бумаг, на которые есть указания в тексте претензии (договор, платежное поручение, накладная и т.п.).

Образец досудебной претензии на возврат денежных средств

Досудебная претензия составляется письменно, в свободной форме. Шаблонов или образцов составления досудебной претензии о возврате денежных средств не существует.

При составлении досудебной претензии о возврате денежных средств необходимо соблюдать определенные требования:

1. Актуальные автобиографические данные или данные компании (ФИО, адрес, контактные данные, наименование и адрес юридического лица);
2. Обоснование претензии с ссылками на законы и иные нормативно-правовые акты;
3. При составлении досудебной претензии о возврате денег истец должен указать, за что именно он требует их возврат. Это может быть как погашение долговых обязательств, так и оплата неустойки.
4. Способы и сроки возврата денежных средств и последствия в случае их не возврата.
5. Необходимо указывать такую сумму денежных средств, подлежащих возврату, которая в дальнейшем будет указана в исковом заявлении;
6. Приложение необходимых документов (акты, справки и т.д.);
7. Дата и подпись истца.

Документ имеет ряд неоспоримых плюсов. В организациях, где принято искать компромиссы с контрагентами, обсуждать возникающие недопонимания в досудебном порядке, рабочие процессы протекают гораздо эффективнее. Письмо-требование об оплате задолженности позволит:

• Сохранить существующие договорные отношения. Прерывать взаимовыгодное сотрудничество с партнером, у которого возникли временные трудности по оплате, – нерациональное действие. Деловая переписка уточнит нюансы, может привести к полному взаимопониманию.
• Избежать обращения в суд, которое сулит дополнительные расходы, по крайней мере, при возникновении конструктивного диалога между сторонами.
• Поставить в известность должника об объеме задолженности и конкретных сроках. Организация, которая посылает подобное обращение, обычно ставит четкие рамки перед должником. До этого момента он может питать надежду, что его долг забыт, затерялся в бухгалтерских документах, растворился в воздухе. Особенно если сумма задолженности небольшая.
• Оптимизировать свое делопроизводство таким образом, чтобы дело приносило прибыль. Несколько недобросовестных контрагентов, которым делаются поблажки, способны привести практически любую компанию к банкротству.
• Скоординировать рабочие моменты для того, чтобы избежать значительных материальных затруднений. Несколько писем-требований к «забывающим» контрагентам подчас позволяют самой организации оставаться «на плаву».

На практике поставщик очень часто встречается с дебиторским типом задолженности. Иные организации вообще не придают значение подобным «мелочам» либо откладывают выполнение взятых на себя обязательств по оплате на потом.

Если смотреть со стороны банка, то кредитные организации предусматривают в договоре досудебное решение споров. После пары – тройки просрочек банк направляет клиенту требование погасить задолженность.

В то же самое время и сам клиент банка имеет право при необходимости отправить претензию в финансовое учреждение. Спор может возникнуть еще и тогда:

• при получении платных услуг, которые не прописаны в договоре, о которых клиент был не предупрежден или не дал согласие;
• при начислении безосновательного штрафа;
• при некорректном отношении сотрудников банка к клиентам, навязывание услуг или всплывший факт дезинформации.
• Претензии относительно работы банкоматов, которые спровоцировали срыв определенной хозяйственно-финансовой операции.

В каких случаях она нужна.

По гражданским делам направить иск в суд сразу невозможно.

Если дело касается споров между поставщиком и получателем, взысканием долгов, продажей товара ненадлежащего качества, то вначале необходимо составлять досудебную претензию.

В ней истец пытается «уговорить» виновника (должника) вернуть указанную сумму добровольно, без судебного разбирательства.

Важно! В суде не принимают иск в производство, если к исковым документам не будут приложены факты попытки урегулировать все мирным путем.

В претензии должны быть прозрачны требования и намерения потерпевшей стороны, указаны причины недовольства тем, кому адресован документ.

Приведены веские аргументы, если из-за не доставленного товара компания (человек) понес колоссальные убытки.

Допускается выставить счет за сам товар, за понесенные убытки или моральный ущерб, если в результате истец потерял нечто значительное, чем просто сумму перевода, долга.

Какие сроки предусмотрены для направления претензии

Срок направления претензии по возврату денежных средств зависит от исходных обстоятельств и рассчитывается следующим образом:

1. При наличии договора, заключенного между юридическими лицами — в срок, предусмотренный в соглашении. Когда такой срок договором не предусмотрен — в разумный срок, который исчисляется как количество времени, которое необходимо на изучение вопроса, принятие решения и подготовку претензионного документа.
2. Для граждан, приобретающих товары/услуги для личных нужд, сроки устанавливаются согласно гл. 3 № 2300-1 Закона РФ.
3. При выявлении дефектов в приобретенных товарах, оказанных услугах — в период гарантийного срока.
4. В период срока службы изделия. А в случаях, когда срок службы не установлен — в течение 10 лет с момента получения товара покупателем.

Что приложить в подтверждение

В качестве приложений для претензии выступают чеки и иные платежные документы, подтверждающие факт покупки товара или оплаты за услугу. При этом факт платы не обязательно подразумевает и факт исполнения второй стороной своих обязательств. Проведение платежа и неоказание услуги также является мотивом для предъявления претензий.

Иногда в качестве дополнительных материалов требуется заключение экспертной комиссии, которую в пределах возвратного и гарантийного срока организует сам обслуживающий потребителя исполнитель (например, подходящим образцом такого заявления выступает претензия на возврат денег за телефон). В иные периоды эту задачу исполняет непосредственно клиент и обычно получает заключение о необходимости ремонта.

Упрощенным вариантом доказательств выступает подключение фотоматериалов или их загрузка в онлайн режиме. Это распространено у интернет магазинов, имеющих разработанные собственноручно мобильные приложения и распространяемые ими среди постоянной и предполагаемой клиентуры на бесплатной основе. В этом случае текст претензии на возврат денег за одежду, обувь, предметы быта и т.д. здесь сокращен до минимума

Как правильно подать претензию

Всегда рекомендую отправлять претензию по почте заказным письмом (можно с уведомлением, но не обязательно). В этом случае у вас на руках останется квитанция с датой отправки. На нее можно ссылаться в суде, если возникнет спор о сроках. Обязательно нужно проверить адрес должника, иначе претензия вообще не будет получена. Для организаций и ИП эти сведения всегда есть в выписках ЕГРЮЛ и ЕГРИП. Эти документы можно запросить и сразу получить через онлайн-сервис на сайте ФНС. В форме поиска необходимо указать ИНН и ОГРН, регион регистрации должника.

Если вы будете вручать претензию лично, нужно убедиться в наличии полномочий в представителя организации. В моей практике не раз возникали споры о том, что получатель документа не имел таких полномочий. Подача письма по почте устраняет такую проблему. Также учтите, что должник может отказаться получить претензию, а заставить его сделать это невозможно.

Основания для подачи претензии

Претензия на возврат денежных средств — это заявление потребителя, предусматривающее защиту его интересов перед контрагентом. Потребителем может выступать физическое или юридическое лицо, столкнувшееся с нарушениями условий проведенной сделки.

Претензией может выступать требование по возврату займа, направленное физическому лицу. В этом случае заявление составляется при нарушении срока выплаты. Однако для дальнейшего подтверждения кредитования необходимо иметь соответствующие свидетельства.

В данном контексте претензию на возврат денежных средств физическому лицу направляют только при наличии доказательств передачи денег. Если подобные действия никак не зафиксированы — оснований для претензий нет. В подобной ситуации рекомендуется вывести должника на телефонный разговор, электронную переписку или личную встречу. Зафиксированное признание наличия задолженности может служить основанием для возврата денег через суд.

Полезные свойства претензии

Правоотношения, связанные с долговыми обязательствами, имеют трехлетний срок исковой давности. Встречаются случаи, когда взыскатель вспоминает о долге тогда, когда уже катастрофически не успевает направить иск в суд. Разумеется, можно попробовать восстановить срок на подачу иска, но это не всегда удается.

Выходом из ситуации будет направление в срочном порядке претензии должнику. Составить претензию несложно, к адвокатам для этого идти не надо, тратить время на поиски должника тоже не нужно, вполне достаточно отправить претензию по последнему его известному месту жительства.

С того момента, как претензия была отправлена, срок исковой давности приостанавливается. Разумеется, для приостановления факт отправки должен быть подтвержден документально.

Рекомендации по написанию ответа на претензию покупателя

В законе нет четкого требования к документам такого типа. Поэтому ответ на претензию покупателя составляется в свободной форме, основываясь на общие правила деловой переписки, содержащей мотивированны ответ на полученное от потребителя обращение. Общепринятые нормы структуры данного документа следующие:

1. Данные адресата (Фамилия, Имя, Отчество гражданина или сокращенное наименование покупателя и его адрес местонахождения).
2. Вносим дату и место составления ответа, исходящий номер письма (если в организации ведётся учет корреспонденции).
3. Мотивированный и аргументированный ответ на требования, выставленные в претензии.
4. Опись относящихся к делу документов (например, акт экспертизы).
5. Подпись руководителя или иного должностного лица, и печать организации.

Подготовка ответа на претензию о возврате денежных средств по образцу – возможность для второй стороны изложить свое видение вопроса, продолжить диалог, ведущий к разрешению конфликта. При составлении отзыва рекомендуется соблюдать следующие советы специалистов:

• Писать ответ максимально полно и аргументированно.

Не имеет значения, насколько грамотно составлена изначальная претензия. Ответ должен содержать полную аргументацию позиции второй стороны, включая ссылки на пункты договора, действующих нормативно-правовых актов.

Тщательно аргументируя собственную позицию, вторая сторона оспаривает мнение автора претензии, приглашает его пристальнее изучить нормативную базу и изменить свое решение по конкретному вопросу.

• Не упускать необходимые реквизиты.

В ответе на претензию должны содержаться все реквизиты, придающие ей статус юридически значимого документа. Обязательно нужно указать:

• Данные о получателе отзыва (ФИО или наименование компании, адрес местонахождения).
• Сведения об авторе ответа (ФИО или название, адрес).
• Личная подпись автора-составителя ответа (физического лица или руководителя организации).
• Изложение позиции составителя, подкрепленной ссылками на нормативную базу и положения договора.

Если ответ составляет организация, он заверяется оттиском печати. На документе ставится исходящий номер и дата в соответствии с правилами регистрации, действующими в организации.

Отсутствие обязательных реквизитов автоматически делает ответ на претензию юридически ничтожным.

О чем нельзя забывать

[attention type=red]Важно! Данный документ является последней попыткой досудебного урегулирования конфликта. Исход его предъявления никогда не известен. Поэтому целесообразно принять меры, подтверждающие факт направления претензии должнику.[/attention]

Существует несколько способов это сделать.

Если известно место нахождения заемщика, следует оформить документ в двух экземплярах и один из них передать ему. На втором попросить должника собственноручно написать «Претензию получил», поставить дату, подпись с расшифровкой.

Если должник скрывается или категорически отказывается брать претензию и расписываться в ее получении, следует воспользоваться иными возможностями:

• отправить ее телеграммой с пометкой «Вручить лично адресату» и уведомлением о вручении (попросить на почте сделать копию претензии, подписать ее руководителем почтового отделения с указанием его должности и фамилии, удостоверить печатью);
• отправить ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении;
• направить через нотариуса.

Когда требование передается в офисе юридического лица, на втором экземпляре нужно проставить штамп организации с входящим номером и датой получения. Обычно это делается при регистрации бумаги, а занимается этим секретарь непосредственно в момент передачи претензии.

Юридическому лицу также можно отправить телеграмму или заказное письмо.

Как пишется досудебное претензионное письмо о возврате потраченных денег?

Как уже говорилось, ранее направление претензионного письма это подготовительный этап, для подачи искового заявления в судебную инстанцию. Ведь законом предусмотрено, для принятия к производству большинства гражданских дел, обязательное условие — досудебный порядок урегулирования конфликта.

Также досудебное урегулирование конфликта, может быть установлено соглашением, которое заключили стороны между собой, или законодательством Российской Федерации.

Гражданский процессуальный кодекс разъясняет, что доказательства досудебного урегулирования конфликта прикладываются к иску, то есть к исковому заявлению прикладываете претензию со всеми подтверждениями того, что ответчик не изъявил желание мирно урегулировать конфликт. Если этого сделано не будет, исковое заявление оставляется без движения и возвращается истцу.

Претензию используют для разрешения конфликта в различных категориях гражданских и хозяйственных отношений, этот универсальный документ может быть использован любой стороной отношений, чьи права были ущемлены неисполнением обязательств по соглашению другой стороной. В претензионном письме требуйте возмещения денежных средств, замену товар или исполнение обязательств нематериального характера.

К написанию претензии нужно отнестись ответственно, так как в случае дальнейшего обращения в суд она будет представлена в материалы судебного дела:

1. Из текста претензии предельно четко должны быть понятны все требования заявителя по суммам задолженности и срокам ее погашения.
2. Особенно остро следует акцентировать внимание на основании возникновения у должника обязательства по оплате (договор, расписка, первичные учетные документы и т.д.). Если долг образовался в результате неоплаты поставленных товаров, логично будет в претензии указать номера неоплаченных товарных накладных.
3. Грамотная ссылка на законодательные акты «добавит вес» претензии и укажет на неправомерность действий должника.
4. Обязательным пунктом претензии является указание банковских реквизитов для перечисления денежных средств, которые должны совпадать с реквизитами, указанными в договоре.

Пошаговая инструкция составления претензии

Установленного бланка нет, жалоба составляется в свободной форме. Текст должен отвечать требованиям деловой переписки:

• деловой стиль;
• краткость и четкость изложения;
• отсутствие ошибок.

Претензия на возврат денег может быть напечатана на компьютере или составлена от руки. В «шапке» документа указываются следующие данные:

1. Информация о продавце: наименование фирмы, ФИО и должность человека, которому адресовано заявление.
2. Собственные данные: ФИО, адрес проживания, телефон.
3. Место и дата.

Строчкой ниже, в середине строки пишется название документа — «Претензия». Основной текст должен содержать в себя следующие данные:

• Информацию о покупке товара (дата, стоимость, место, иные обстоятельства).
• Причина, по которой требуется возврат.
• Размер денежных средств, который необходимо вернуть.
• Срок для ответа, лучше оставить срок установленный законом и указать основание (статью).
• Форма ответа (письменная или электронная) и обратный адрес для него.
• Реквизиты счета, если возврат будет осуществляться в безналичной форме.
• Предупреждение о дальнейших действиях. Например, обращение в суд, в случае отрицательного решения или жалоба в надзорные органы.
• Штрафные санкции, если требование не будет выполнено в указанные сроки.
• Список дополнительных документов, прилагаемых к жалобе (договор, чек, фото дефекта. акт осмотра, заключение экспертизы, гарантийный талон, паспорт и другие). Продавцу передаются копии указанных документов.
• Личная подпись заявителя. Если претензия передается через другого человека, прикладывается копия доверенности.

К сведению
Претензия на возврат денег составляется в двух экземплярах, один из которых отдается уполномоченному лицу, представляющего продавца, другой остается у покупателя. Передать жалобу можно лично или почтой.

При личном обращении рекомендуется взять с собой двух свидетелей. При передаче претензии, человек, принявший документ, должен поставить дату и подпись на экземпляре покупателя.

Похожие записи:

• Налоги и страховые взносы: что изменится с 2023 года?
• Пособие по временной нетрудоспособности
• Берегите себя: что нужно знать об охране труда